La gestión de stock es básicamente llevar el control de todo lo que tienes en tu almacén: saber qué productos tienes, cuántos y dónde están. Parece algo simple, pero si no lo llevas bien, puedes perder dinero sin darte cuenta.
Por qué es tan importante tener el stock bien gestionado
Gestionar bien el stock no es solo tenerlo todo apuntado. Te ayuda a ahorrar, a vender mejor y a no meter la pata con las compras. Estas son las principales razones por las que deberías tenerlo controlado:
- Evitas quedarte sin productos cuando los clientes los piden.
- No acumulas cosas que no se venden, que solo ocupan espacio y cuestan dinero.
- Te organizas mejor para reponer lo que hace falta y no comprar por comprar.
- Tomas decisiones con datos reales, no a ojo.
¿A quién le interesa esto?
La gestión de stock le viene bien a cualquier negocio que venda productos físicos. Da igual si tienes una tienda online, un bar, un almacén o una tienda de barrio. Si manejas mercancía, necesitas tener el inventario controlado.
Qué puede pasar si no lo gestionas bien
No llevar bien el stock trae problemas, y de los gordos:
- Pierdes ventas porque no tienes lo que te piden.
- Compras de más y acabas con productos que se quedan cogiendo polvo.
- Se te caduca o estropea el género.
- Das mala imagen y los clientes no vuelven.
Tipos de stock: qué existen y cómo afectan a tu rentabilidad
Si quieres llevar bien la gestión de stock, lo primero es tener claro qué tipos de stock hay. No todo lo que tienes en el almacén sirve para lo mismo, y saber diferenciarlo te ayuda a organizarte mejor, ahorrar costes y evitar sustos.
Tipos de stock más comunes (y para qué sirve cada uno)
- Stock mínimo: es la cantidad básica que deberías tener siempre, para no quedarte sin producto. Es como una línea roja: si bajas de ahí, mal asunto.
- Stock de seguridad: es un extra que guardas “por si acaso”. Sirve para imprevistos, como retrasos de proveedores o subidas puntuales de pedidos.
- Stock en tránsito: son productos que ya has comprado, pero aún no han llegado. Aunque no los veas, ya forman parte del inventario.
- Stock disponible: es el que tienes listo para vender o usar. Este es el que de verdad cuenta para saber si puedes atender pedidos.
- Stock obsoleto o muerto: productos que ya no se venden, están pasados de fecha o fuera de temporada. Solo ocupan sitio y te hacen perder dinero.
- Stock estacional: el que solo se mueve en ciertas épocas, como en Navidad, rebajas o verano. Si no lo gestionas bien, o te pasas o te falta.
Cómo te afecta esto en el bolsillo
Cada tipo de stock tiene un impacto en tu negocio. Mira por qué:
- Si te falta stock mínimo o de seguridad, no puedes vender cuando te lo piden.
- Si te pasas con el stock muerto o estacional, estás perdiendo espacio y dinero.
- Si no tienes controlado el stock en tránsito, puedes creer que tienes menos (o más) de lo que hay en realidad.
- Si no sabes cuánto stock disponible tienes, compras mal o no entregas a tiempo.
Errores comunes al gestionar el stock (y cómo evitarlos)
Llevar una buena gestión de stock no va solo de apuntar lo que entra y lo que sale. Hay errores muy típicos que se repiten en muchos negocios, y que si no los ves a tiempo, pueden hacerte perder pasta y clientes.
1. No tener el inventario al día
Uno de los fallos más comunes es no saber realmente cuántos productos tienes. Si no actualizas el inventario cada vez que entra o sale algo, es fácil que acabes comprando de más, o que creas que tienes stock y luego no sea así.
Cómo evitarlo: lleva el control al día. Aunque sea con un Excel sencillo, pero actualizado. Y si puedes usar un programa, mejor.
2. Comprar sin mirar lo que ya tienes
Hay quien compra “por si acaso”, sin revisar antes el almacén. El resultado: productos repetidos, estanterías llenas y dinero parado.
Cómo evitarlo: antes de hacer un pedido, revisa tu stock y compra solo lo que de verdad hace falta.
3. No guardar un margen de seguridad
Ir con el stock justo parece buena idea, pero si te pilla un pico de ventas o un retraso en el proveedor, te quedas sin producto y sin poder vender.
Cómo evitarlo: ten siempre un pequeño colchón con los productos que más se venden o los que tardan más en llegar.
4. Tener el almacén desorganizado
Si tienes todo mezclado o mal clasificado, es muy fácil que pierdas tiempo buscando cosas o que te equivoques al preparar pedidos.
Cómo evitarlo: organiza bien el almacén y el inventario. Puedes hacerlo por categorías, por códigos o por zonas, lo importante es que sea claro y fácil de seguir.
5. Acumular productos que ya no se venden
A veces tienes productos que llevan meses parados, están pasados de fecha o ya no interesan. Y ahí siguen, ocupando espacio.
Cómo evitarlo: revisa cada cierto tiempo lo que no se mueve y busca la forma de venderlo o quitártelo de encima cuanto antes.
Cómo hacer una buena gestión de stock paso a paso
Hacer una buena gestión de stock no es tan complicado como parece. Solo necesitas tener claro lo que haces, ser constante y seguir unos pasos básicos. Si lo haces bien, tendrás el inventario controlado, ahorrarás tiempo y evitarás errores que te cuestan dinero.
1. Empieza con un inventario bien hecho
Lo primero es saber qué tienes en el almacén: cuántas unidades, de qué producto y dónde están. Haz un recuento real de todo, sin suponer nada.
Consejo: apóyate en una hoja de Excel o en alguna herramienta sencilla que te ayude a tenerlo todo claro desde el principio.
2. Ordena los productos
Agrupa el stock de forma lógica: por tipos, por categorías, por tamaños… lo que mejor se adapte a tu negocio. Lo importante es que esté todo organizado y se encuentre rápido.
Ejemplo: si vendes material de oficina, puedes agrupar por papelería, informática, limpieza, etc.
3. Marca un mínimo y un margen de seguridad
Decide cuánta cantidad necesitas tener siempre para no quedarte tirado, y añade un margen de seguridad para imprevistos, como una subida de pedidos o un retraso en la entrega.
Ventaja: así no te quedas sin producto ni compras de más por miedo.
4. Apunta cada entrada y salida
Cada vez que entre o salga mercancía, actualiza el inventario. No vale con tener un inventario bonito si luego no lo usas en el día a día.
Cómo hacerlo: lo puedes llevar en una hoja de cálculo o con una aplicación. Lo importante es que esté siempre al día.
5. Revisa el stock de vez en cuando
Haz recuentos cada cierto tiempo para comprobar que todo cuadra. Puedes hacerlo una vez al mes, cada trimestre o cuando mejor te venga, pero hazlo.
Truco: los productos que se venden más rápido necesitan más control que los que apenas se mueven.
6. Mira los datos y toma decisiones con cabeza
Con toda esa información podrás ver qué productos se venden bien, cuáles sobran, cuándo reponer o qué ajustar.
Resultado: compras lo justo, no te pasas y haces que el stock trabaje a tu favor.
Métodos y sistemas de gestión de stock que funcionan
Hay distintos métodos para llevar el stock de forma ordenada. Elegir el que mejor encaje con tu negocio es clave para que la gestión de stock funcione bien, sin complicarte la vida.
Métodos más usados para controlar el stock
Aquí tienes los más conocidos, explicados fácil y sin tecnicismos:
1. Método FIFO (primero en entrar, primero en salir)
Este sistema consiste en vender primero lo más antiguo. Es muy útil si trabajas con productos que caducan o se estropean, como comida, bebidas o cosmética.
Lo bueno: evitas tirar productos por estar pasados de fecha.
2. Método LIFO (último en entrar, primero en salir)
Es justo al revés del anterior: lo último que entra es lo primero que se vende. Se usa más en productos que no caducan, como tornillos, madera o materiales de obra.
Ojo: no vale para cosas perecederas.
3. Método JIT (justo a tiempo)
Solo compras o fabricas lo que necesitas, justo cuando lo necesitas. Así evitas acumular stock.
Eso sí: necesitas tener los procesos muy controlados y contar con proveedores que no fallen.
4. Método EOQ (cantidad económica de pedido)
Este método busca el equilibrio: pedir la cantidad justa que te salga rentable, sin pasarte ni quedarte corto.
Ideal para negocios con pedidos regulares que quieren afinar al máximo los costes.
¿Cuál te conviene?
No hay una fórmula mágica. Depende de lo que vendas, de cómo se mueva tu producto y del espacio que tengas. Lo importante es que el sistema que uses te ayude a:
- No quedarte sin stock cuando hay pedidos.
- No acumular más de la cuenta.
- Tomar decisiones basadas en datos reales.
- Ahorrar dinero y espacio.
Herramientas y software para gestionar el stock de forma eficiente
Hoy en día, llevar una buena gestión de stock sin herramientas es bastante complicado, sobre todo si tienes muchos productos. Ya no vale con apuntarlo todo en un cuaderno o hacerlo de memoria. Hay programas y aplicaciones que te ahorran tiempo, evitan errores y te ayudan a tenerlo todo bajo control.
Por qué usar herramientas para gestionar el stock
Estas son las principales ventajas de dejar atrás el boli y el papel:
- Tienes el inventario al día, sin líos ni confusiones.
- Ahorras tiempo y todo va más rápido.
- Cometes menos errores al contar o preparar pedidos.
- Tomas decisiones basadas en datos reales, no en suposiciones.
Qué opciones tienes, según el tipo de negocio
1. Excel o Google Sheets (para empezar sin gastar nada)
Si estás arrancando o tienes pocos productos, una hoja de cálculo puede servirte. Con un poco de orden, puedes controlar bien el stock.
Ventajas: es gratis, sencilla y la puedes adaptar a tu forma de trabajar.
Pegas: cuando el negocio crece, se queda corta y es más fácil que se te escape algo.
2. Programas de gestión (cuando el Excel ya no da para más)
Hay software pensado justo para esto, que te ayuda a llevar la gestión de stock de forma más profesional. Algunos conocidos:
- Holded
- Odoo
- Zoho Inventory
- Stockagile
Lo bueno: te avisan cuando falta producto, enlazan con las ventas, te dan informes y todo va más rodado.
Recomendado si tienes tienda online, almacén o varios puntos de venta.
3. Sistemas ERP (para empresas más grandes o con mucho movimiento)
Un ERP te permite llevar el stock y todo lo demás: compras, ventas, facturas, clientes, etc. Es como tener todo el negocio en un solo programa.
Buena opción para empresas medianas o grandes que necesitan control total.
En qué fijarte antes de elegir
Antes de decidirte por una herramienta, piensa en:
- Cuántos productos manejas.
- Cuántas personas la van a usar.
- Si necesitas conectarlo con tu tienda online o TPV.
- Qué presupuesto tienes.
Indicadores clave (KPI) para saber si tu stock está bien gestionado
Llevar una buena gestión de stock no es solo tener el almacén ordenado. También hace falta medir cómo lo estás haciendo. Para eso sirven los KPI (indicadores clave), que te ayudan a ver si todo va bien o si hay que cambiar algo.
1. Rotación de stock
Este indicador te dice cuántas veces vendes y repones un producto en un periodo de tiempo (por ejemplo, al mes o al año). Si la rotación es alta, es que ese producto se vende bien.
¿Para qué vale?
Para saber si el stock se está moviendo o si tienes productos parados cogiendo polvo.
Cómo se calcula:
Ventas / Stock medio
2. Nivel de servicio
Es el porcentaje de veces que tienes el producto disponible cuando el cliente lo pide.
3. Tasa de ruptura de stock
Este indicador mide cuántas veces te has quedado sin stock cuando alguien quería comprar. Es justo lo contrario al nivel de servicio.
Cómo se calcula:
N.º de veces que no hay stock / N.º total de pedidos
4. Tiempo de reposición
Es lo que tarda en llegar el producto desde que haces el pedido al proveedor. Cuanto más tarde, más margen necesitas tener.
5. Valor del stock
Es todo el dinero que tienes ahora mismo invertido en productos almacenados. Sirve para ver si tienes mucho capital parado sin moverse.
Consejo: revisa este dato cada cierto tiempo y ajusta si ves que se te está yendo de las manos.
Conclusión
Como has visto, llevar una buena gestión de stock es básico para que tu negocio funcione bien. Si no controlas lo que tienes en el almacén, es fácil perder ventas, gastar de más o tener productos parados que no se mueven.
Pero no hace falta que lo hagas todo tú. En El Rapid, empresa de logística y operador logístico, llevamos más de 60 años ayudando a empresas a tener su stock bajo control, de forma fácil, segura y sin complicaciones.
¿Por qué contar con nosotros?
- Tenemos almacenes propios y usamos radiofrecuencia para que sepas en todo momento dónde está tu mercancía.
- Nuestro sistema de gestión está certificado por la AEMPS, ideal para servicios de logística sanitaria, cosmética, logística de alimentación o electrónica.
- También te ofrecemos espacio logístico mediante outsourcing y externalización logística adaptado a lo que necesites.
- Contamos con flota y personal propios, lo que nos permite hacer entregas puntuales todos los días.
- Te hablamos claro, sin rodeos, y nos adaptamos a lo que tú necesites.
Si quieres olvidarte de líos con el stock…
En El Rapid nos encargamos de todo lo relacionado con la logística y el inventario, para que tú puedas centrarte en tu negocio sin preocupaciones. Si buscas una gestión de stock profesional, cercana y sin complicarte, cuenta con nosotros.
