Los incoterms (abreviatura de International Commercial Terms) son unas normas que se usan en el comercio internacional para dejar claro qué parte —el comprador o el vendedor— se encarga de cada cosa durante el transporte de una mercancía. Los publica la Cámara de Comercio Internacional y sirven para evitar líos o malentendidos cuando se hacen operaciones con otros países.
Para qué valen los incoterms
Básicamente, los incoterms indican:
- Quién se ocupa del transporte, y hasta dónde.
- Quién paga los costes del envío, seguros, tasas, etc.
- En qué momento pasa el riesgo de la mercancía del vendedor al comprador (por ejemplo, si se pierde o se daña, quién se hace cargo).
Con esto, cada parte sabe desde el principio lo que le toca hacer, lo que tiene que pagar y en qué punto deja de ser su responsabilidad. Así todo va más fluido, sin sorpresas.
Por qué son importantes los incoterms en logística
Los incoterms afectan a cosas clave como los precios, el papeleo de aduanas, los plazos de entrega o los seguros. Elegir bien el incoterm puede ahorrarte problemas y también dinero.
No es lo mismo vender con un EXW (Ex Works), donde el comprador se encarga de todo desde el almacén del vendedor, que hacerlo con un DDP (Delivered Duty Paid), donde el vendedor asume todo hasta que la mercancía llega al destino final, incluso los aranceles.
La última versión: incoterms 2020
Los incoterms se van actualizando cada ciertos años. La versión más reciente es la de incoterms 2020, que es la que se usa hoy por defecto en la mayoría de contratos.
Eso sí, siempre conviene dejarlo claro por escrito, indicando el incoterm y el año, por ejemplo: “FOB Puerto de Valencia, Incoterms 2020”.
Por qué los incoterms son clave en logística y transporte internacional
En logística y transporte internacional, usar los incoterms correctos es fundamental. No es solo una cuestión de papeleo: marcan la diferencia entre que todo vaya rodado o que acabes con retrasos, costes extra o líos con aduanas.
Dejan claro quién se encarga de qué
Con un incoterm bien elegido, desde el minuto uno se sabe:
- Quién se encarga del transporte y hasta dónde.
- Quién paga qué costes.
- Quién contrata el seguro.
- Quién hace los trámites de aduanas.
- Y lo más importante: en qué momento pasa el riesgo de la mercancía de una parte a la otra.
Así, cada uno sabe lo que tiene que hacer y no hay malentendidos. Y eso, en comercio internacional, es oro.
Ahorran sustos, tiempo y dinero
Si no se usa el incoterm adecuado, pueden surgir problemas: recargos inesperados, seguros que no cubren lo que pensabas o incluso mercancías retenidas en frontera.
Por ejemplo, si eliges CIF pero no revisas bien qué cubre el seguro, puede que te lleves una sorpresa si pasa algo en el trayecto. Por eso, contar con asesoramiento experto en logística es clave.
Todo el mundo habla el mismo idioma
Los incoterms están reconocidos en todo el mundo. Da igual si haces una operación con Alemania, China o Estados Unidos: todos entienden lo mismo. Eso facilita muchísimo el trabajo con transportistas, agentes de aduanas y clientes.
Además, hacen que los documentos (facturas, conocimiento de embarque, DUAs, etc.) estén más claros, se procesen más rápido y haya menos errores.
Incoterms 2020: los más usados y qué significan
La versión que está en vigor actualmente es la de los incoterms 2020, publicada por la Cámara de Comercio Internacional. Aunque existen once incoterms, en la práctica solo se usan unos cuantos de forma habitual.
EXW (Ex Works) – En fábrica
El vendedor entrega la mercancía en su propio almacén o instalaciones. A partir de ahí, el comprador se encarga de todo: transporte, seguros, aduanas y cualquier otro coste o trámite.
Es muy habitual en exportaciones sencillas o cuando el comprador tiene experiencia en logística. Pero puede complicarse si no se tienen claros todos los pasos posteriores.
FOB (Free On Board) – Libre a bordo
El vendedor se ocupa de llevar la mercancía hasta el puerto y subirla al barco. Desde ese momento, todos los gastos y riesgos pasan al comprador.
Es uno de los incoterms más utilizados en transporte marítimo, sobre todo en operaciones tradicionales entre empresas.
CIF (Cost, Insurance and Freight) – Coste, seguro y flete
El vendedor asume el transporte y el seguro hasta el puerto de destino, pero el riesgo se transfiere al comprador cuando la mercancía se carga en el barco.
Es parecido al FOB, pero incluye el seguro. Suele usarse cuando el comprador prefiere que el vendedor gestione el transporte y los trámites hasta destino.
FCA (Free Carrier) – Franco transportista
El vendedor entrega la mercancía al transportista que el comprador indique, en un lugar acordado (puede ser un almacén, un puerto, un aeropuerto, etc.). A partir de ese punto, los costes y riesgos son del comprador.
Es uno de los incoterms más versátiles, y sirve tanto para transporte terrestre como marítimo o aéreo.
DDP (Delivered Duty Paid) – Entregado con derechos pagados
El vendedor se encarga de todo el proceso: transporte, aduanas, impuestos y entrega final en destino. El comprador solo tiene que recibir la mercancía.
Es muy cómodo para el comprador, pero también supone más responsabilidad y costes para el vendedor. Es frecuente en comercio electrónico internacional o en operaciones “llave en mano”.
Cómo elegir el incoterm adecuado según tu operación
Elegir bien el incoterm es clave para que una operación internacional salga bien. No se trata de usar siempre el mismo, sino de saber cuál encaja mejor en cada caso. Una mala elección puede salir cara: más costes, retrasos o líos con la documentación.
1. Tipo de transporte que vas a usar
No todos los incoterms sirven para todos los medios de transporte.
- Si solo vas a usar barco, puedes usar incoterms como FOB, CIF o CFR.
- Si vas a usar camión, avión, tren o una mezcla de varios, es mejor elegir EXW, FCA, CPT, CIP, DAP o DDP.
Usar un incoterm que no encaja con el transporte puede darte problemas con los seguros o los documentos.
2. Cuánto control quieres tener
El incoterm marca hasta dónde te ocupas tú y en qué momento empieza a encargarse la otra parte.
- Si quieres tener el control de todo, puedes usar EXW (si eres comprador) o DDP (si eres vendedor).
- Si prefieres que la otra parte asuma más responsabilidades, puedes optar por FOB, CIF o DAP, según el acuerdo.
Lo importante es que ambas partes tengáis claro quién se ocupa de qué.
3. Experiencia de cada parte con envíos internacionales
Si el comprador no tiene experiencia en importaciones, lo ideal es usar un incoterm que le deje las cosas fáciles, como DDP o DAP. Si es el vendedor quien no tiene mucha infraestructura logística, puede optar por EXW o FCA, que son más sencillos.
Cuanto menos control tengas sobre la parte logística, más recomendable es contar con una empresa que te asesore bien en la elección del incoterm.
4. Costes y riesgos que asume cada uno
Cada incoterm reparte los gastos y los riesgos de forma diferente. Esto incluye transporte, seguros, aduanas e impuestos. También cambia el punto en el que la mercancía deja de ser responsabilidad del vendedor y pasa al comprador.
Por eso, elegir un incoterm no es solo una cuestión comercial, también es legal y económica. Hay que mirar no solo el precio del producto, sino todo lo que supone moverlo de un país a otro.
Errores comunes al usar incoterms y cómo evitarlos
Aunque los incoterms están pensados para facilitar los envíos internacionales, muchas empresas cometen errores que acaban saliendo caros. A veces por desconocimiento, otras por costumbre o por no revisar bien los detalles. Estos son los fallos más habituales y cómo puedes evitarlos.
No indicar el incoterm completo
Uno de los errores más comunes es escribir solo las siglas del incoterm, sin decir el lugar exacto de entrega ni la versión que se está usando.
Ejemplo mal hecho: FOB
Ejemplo bien hecho: FOB Puerto de Valencia, Incoterms 2020
Sin esa información, puede haber dudas sobre quién se encarga de qué y hasta dónde llega la responsabilidad de cada parte.
Usar un incoterm que no encaja con el transporte
Hay quien usa FOB o CIF aunque no esté enviando por barco. Esto puede generar problemas con la documentación o con el seguro.
La solución es sencilla: si no es un transporte marítimo puro, no uses incoterms marítimos. Para el resto de casos, lo mejor son opciones como FCA, CPT, CIP, DAP o DDP.
No revisar bien el seguro
Algunos incoterms incluyen seguro, como CIF o CIP, pero no siempre cubren todo lo que tú crees. O directamente no se contrata ninguno cuando el incoterm no lo exige.
Antes de cerrar el acuerdo, conviene comprobar qué cubre el seguro y si hace falta ampliarlo. Más vale prevenir que lamentar.
Cargar con más responsabilidad de la necesaria
Un error muy habitual es aceptar un incoterm que te complica demasiado la operación. Por ejemplo, un vendedor que usa DDP sin calcular bien los costes de aduanas, o un comprador que acepta un EXW sin saber cómo va a recoger la mercancía en origen.
Antes de comprometerte, es mejor hacer números y ver si realmente te compensa asumir esa parte de la logística.
Usar versiones antiguas de incoterms
Todavía hay empresas que trabajan con incoterms de 2000 o 2010, cuando lo correcto es usar siempre la versión actual.
Ahora mismo la válida es Incoterms 2020, y siempre hay que dejarlo indicado en el contrato para evitar confusiones.
Diferencias clave entre los incoterms más parecidos
Una de las dudas más comunes al trabajar con incoterms es saber cuál elegir cuando varios parecen casi iguales. Y es normal: algunos cambian solo en pequeños detalles, pero esos detalles pueden suponer más responsabilidad, más costes o más papeleo.
EXW y FCA: cuidado con lo que te toca hacer
EXW (en fábrica) significa que el vendedor entrega la mercancía en su almacén, y a partir de ahí el comprador se encarga de todo: carga, transporte, aduanas, seguros… incluso dentro del país del vendedor.
FCA (franco transportista), en cambio, implica que el vendedor entrega la mercancía ya cargada a un transportista, en un punto acordado. Desde ese momento, todo corre por cuenta del comprador.
La diferencia principal es que en FCA el vendedor ayuda más en la operación. EXW es más exigente para el comprador, sobre todo si no tiene experiencia.
FOB y CIF: los dos son marítimos, pero no iguales
FOB (libre a bordo) quiere decir que el vendedor lleva la mercancía hasta el puerto y la sube al barco. Desde ahí, todo es responsabilidad del comprador.
CIF (coste, seguro y flete) es parecido, pero el vendedor también paga el transporte hasta el puerto de destino y contrata un seguro mínimo.
La diferencia principal es que CIF incluye más servicios por parte del vendedor. En FOB, el comprador asume más desde el principio.
DAP y DDP: todo hasta la puerta… o casi
DAP (entregado en lugar) significa que el vendedor lleva la mercancía hasta el punto acordado en el país de destino, pero el comprador paga aduanas, impuestos y gestiona la importación.
DDP (entregado con derechos pagados) va un paso más allá: el vendedor se encarga de todo, incluso de los aranceles e impuestos de importación. El comprador solo tiene que recibir la mercancía.
La diferencia principal es que en DDP el comprador no tiene que hacer ningún trámite. En DAP aún tiene que encargarse de la parte final en aduanas.
Quién se hace cargo de qué: riesgos, costes y papeleo según el incoterm
Una de las cosas más importantes al usar incoterms es tener claro quién se encarga de cada parte del proceso: transporte, gastos, aduanas y lo que pasa si hay problemas durante el envío. Elegir bien el incoterm te puede ahorrar muchos líos, sobre todo si todo queda claro desde el principio.
Transporte: hasta dónde llega cada uno
- Con EXW o FCA, el comprador se encarga del transporte desde el país de origen.
- En CIF o CPT, el vendedor cubre el transporte hasta un punto acordado (normalmente un puerto o almacén).
- Con DAP o DDP, es el vendedor quien asume todo el trayecto hasta el destino final.
Costes: quién paga qué
- En EXW, prácticamente todo lo paga el comprador: desde la carga hasta la aduana y el envío.
- En FOB o CIF, el vendedor cubre parte del trayecto (hasta que la mercancía está en el barco).
- En DDP, el vendedor lo asume todo, incluidos impuestos y trámites en el país de destino.
Riesgos: cuándo pasa la responsabilidad
- En EXW, el riesgo pasa al comprador en cuanto la mercancía está lista en el almacén del vendedor.
- En FOB o CIF, el riesgo se transfiere cuando la mercancía se carga en el barco.
- En DAP o DDP, el riesgo pasa al comprador cuando recibe la mercancía en destino.
Este punto es clave, porque si pasa algo durante el transporte (un retraso, un daño o una pérdida), hay que saber claramente quién responde.
Trámites y documentación
- En EXW, casi todo el papeleo (incluso la exportación) lo hace el comprador.
- En FCA o CPT, el vendedor suele encargarse de la exportación y de dejar la mercancía lista para el transporte.
- En DDP, el vendedor lo gestiona todo, incluso los trámites de aduanas en destino.
Incoterms y documentación aduanera: lo que debes tener claro
Los incoterms no solo sirven para repartir los costes o decidir quién organiza el transporte. También influyen directamente en los papeles que hay que presentar en aduanas. Si no tienes claro quién debe hacer qué, es fácil que el envío se retrase o incluso se quede bloqueado en la frontera.
1. Factura comercial
Es el documento base en cualquier operación internacional. En ella debe aparecer el incoterm que se ha pactado (por ejemplo, “DDP Madrid, Incoterms 2020”). Esto indica hasta dónde llega la responsabilidad del vendedor y desde cuándo empieza la del comprador.
También ayuda a calcular los aranceles e impuestos que se aplicarán en destino.
2. Documentos de transporte
Según cómo se haga el envío, se necesita uno u otro:
- BL (Bill of Lading) si va por barco
- AWB (Air Waybill) si va en avión
- CMR si va por carretera
El incoterm influye en quién aparece como remitente, quién como destinatario y quién debe contratar el transporte. Por ejemplo, en un envío con FCA, normalmente es el vendedor quien entrega la mercancía al transportista.
3. Trámites de aduanas
Hay dos momentos clave: exportar en el país de origen e importar en el país de destino. Según el incoterm:
- En EXW, el comprador tiene que encargarse de todo: exportación, transporte y entrada en destino.
- En FCA, CIF o CPT, el vendedor suele gestionar la salida de la mercancía.
- En DDP, el vendedor asume también la importación y los impuestos en el país del comprador.
Además, puede hacer falta presentar otros papeles como certificados de origen o licencias según el tipo de producto.
4. Seguro de transporte
No todos los incoterms exigen seguro, pero algunos como CIF o CIP sí. En esos casos, hay que incluir el certificado de seguro entre los documentos del envío. Si falta, puede haber problemas al recibir la mercancía o reclamar daños.
Cómo puede ayudarte El Rapid con los incoterms
En El Rapid sabemos que los incoterms pueden parecer un lío si no te dedicas a la logística cada día. Pero también sabemos que elegir el incoterm correcto es clave para que tu mercancía llegue sin problemas, sin retrasos y sin pagar de más.
Como empresa de logística con más de 60 años de experiencia, nos encargamos de todo para que tú no tengas que preocuparte por nada.
Te ayudamos a elegir el incoterm que necesitas
No todos los incoterms valen para todo. Te asesoramos de forma clara y sencilla para que sepas cuál usar según el país al que envíes, el tipo de producto, el transporte que uses o si quieres encargarte tú o dejarlo en nuestras manos.
Gestionamos transporte, aduanas y papeleo
Nos ocupamos de todo el proceso logístico: recogida, documentación, seguros, aduanas y entrega final como empresa de transporte especializada en el servicio de transporte de mercancías en España. Como trabajamos a diario con distintos incoterms, sabemos exactamente qué hay que hacer en cada caso para que todo fluya sin líos.
Instalaciones propias y tecnología para que no falle nada
Tenemos almacenes propios en Gavà, muy cerca del aeropuerto y del puerto de Barcelona, lo que nos permite mover tu mercancía con rapidez. Además, trabajamos con sistemas de radiofrecuencia y control digital para que tengas todo controlado en tiempo real.
Soluciones logísticas adaptadas a tu sector
Tanto si trabajas en el ámbito de la logística sanitaria, cosmética, logística de alimentos perecederos, transporte de maquinaria o logística de comercio electrónico, adaptamos nuestros servicios…
Conclusión
Tener claro qué incoterm usar en cada operación no es un detalle menor. Puede marcar la diferencia entre que todo vaya como la seda o que acabes con retrasos, costes que no esperabas o problemas con aduanas.
Los incoterms 2020 te ayudan a dejar por escrito quién se encarga del transporte, de los seguros, del papeleo y de los impuestos. Pero para que funcionen bien, hay que usarlos con cabeza y sabiendo lo que significan.
En El Rapid llevamos más de 60 años ayudando a empresas a moverse sin líos en el comercio internacional. Sabemos cómo aplicar cada incoterm según tu caso y nos encargamos de toda la parte logística, para que tú puedas centrarte en tu negocio sin complicarte.
Si no quieres errores, llamadas urgentes ni sorpresas en aduanas, hablamos cuando quieras.
