El lead time, que también se puede traducir como tiempo de entrega o tiempo de respuesta, es básicamente lo que tarda una empresa en hacer algo desde que se pide hasta que se entrega. En logística, es un concepto clave para que todo funcione bien y a tiempo.
Qué es el lead time, explicado fácil
Dicho de forma sencilla, el lead time es el tiempo que pasa desde que alguien hace un pedido o se inicia un proceso, hasta que ese pedido llega o el trabajo está terminado. Por ejemplo, si un cliente hace un pedido hoy y lo recibe en cinco días, ese es el lead time: cinco días.
El lead time puede cambiar bastante dependiendo del tipo de producto, del proceso que tenga la empresa o de si hay muchos intermediarios. Por eso es tan importante tenerlo bien controlado, porque ayuda a organizarse mejor y a no hacer esperar al cliente más de la cuenta.
Por qué el lead time es tan importante en logística
En logística, el lead time lo es todo. Si lo tienes bien medido y puedes reducirlo, ganas en agilidad, ahorras costes y das un mejor servicio. Si es largo o impredecible, aparecen los problemas: retrasos, exceso de stock, clientes descontentos…
Tener un buen control del lead time te ayuda a:
- Entregar a tiempo sin andar con prisas ni improvisaciones
- Tener menos stock parado y liberar espacio
- Coordinar mejor con proveedores y otros departamentos
- Mejorar la experiencia del cliente y su confianza en ti
Tipos de lead time en logística
Cuando se habla de lead time en logística, no siempre se trata del mismo tipo de tiempo. Hay varios, según en qué parte del proceso estés. Saber diferenciarlos es clave para ver dónde se pierde tiempo y cómo se puede mejorar.
Lead time de aprovisionamiento
Es el tiempo que pasa desde que pides algo a un proveedor hasta que llega a tu almacén logístico. Este lead time es básico para tener stock suficiente y no quedarse tirado. Si es muy largo o poco fiable, puedes tener faltas de producto o acabar con el almacén lleno sin necesidad.
Lead time de producción
Aquí hablamos del tiempo que tarda una empresa en fabricar un producto desde que se lanza la orden hasta que está listo. Es importante sobre todo en fábricas o talleres, porque afecta a los plazos de entrega y al ritmo de trabajo diario.
Lead time de entrega al cliente
Este es el que más nota el cliente. Va desde que hace el pedido hasta que lo recibe. Si el lead time de entrega es corto y se cumple, el cliente queda contento y repite. Si no, es fácil que se vaya con otro.
Otros lead times que también conviene tener en cuenta
Además de los principales, hay otros tiempos que merece la pena medir:
- Lead time de preparación del pedido: manipulación de pedidos, lo que se tarda en recoger, empaquetar y dejar el pedido listo para enviarlo.
- Lead time total o global: es la suma de todos los anteriores, desde el primer paso hasta que el producto llega al cliente.
Cómo se calcula el lead time
Calcular el lead time no es complicado, pero hay que hacerlo bien. Saber cuánto se tarda realmente en completar un pedido o una tarea es clave para organizarse mejor, evitar retrasos y ofrecer un buen servicio.
Fórmula básica del lead time
La fórmula más sencilla sería:
Lead time = fecha de entrega − fecha de inicio
Por ejemplo, si haces un pedido el 1 de abril y te llega el 6, el lead time es de 5 días.
Eso sí, en muchos casos hay que sumar varios pasos: desde que pides al proveedor, pasando por la fabricación o preparación, hasta el transporte final. Por eso es importante tener claro a qué parte del proceso te estás refiriendo cuando hablas de lead time.
Qué influye en el lead time
El lead time puede cambiar mucho dependiendo de lo que vendas, de cómo trabajes y de con quién. Algunos de los factores que más lo afectan son:
- Si el producto está en stock o hay que pedirlo o fabricarlo
- La rapidez de tus proveedores o fabricantes
- Cómo de ágil es tu almacén para preparar pedidos
- La distancia a la que está el cliente final
- El tipo de transporte que uses y si hay incidencias
Diferencia entre lead time y tiempo de entrega
Aunque a veces se usan como si fueran lo mismo, el lead time y el tiempo de entrega no son iguales. Saber diferenciarlos ayuda a planificar mejor y a evitar errores con los plazos.
Qué es el lead time y qué es el tiempo de entrega
- Lead time: es el tiempo total desde que empieza un proceso (por ejemplo, cuando se hace un pedido) hasta que se termina (cuando se entrega).
- Tiempo de entrega: es solo el tiempo que pasa desde que el pedido sale del almacén hasta que llega al cliente.
Un ejemplo sencillo: haces un pedido un lunes, la empresa lo prepara entre lunes y martes, lo envía el miércoles y lo recibes el jueves. El lead time serían 4 días. El tiempo de entrega, solo 1 día.
Por qué no conviene confundirlos
Si se mezclan estos dos conceptos, es fácil que se den plazos poco realistas o que el cliente reciba su pedido más tarde de lo que esperaba. También complica ver dónde se están produciendo los retrasos reales.
Tener claro qué parte del proceso se está midiendo (si el total o solo el reparto) permite detectar dónde se pierde tiempo y cómo mejorar.
Cómo reducir el lead time sin perder eficiencia
Reducir el lead time es una forma muy efectiva de mejorar el servicio al cliente y ganar ventaja frente a la competencia. Pero no se trata solo de ir más rápido, sino de hacerlo bien, sin liarla ni perder calidad por el camino.
Ideas que ayudan a acortar el lead time
Si quieres recortar tiempos sin que tu operativa se resienta, aquí van algunas acciones que suelen funcionar:
- Hablar claro con proveedores: si sabes de antemano lo que pueden servir y cuándo, es más fácil organizarse.
- Quitar pasos que sobran: revisar lo que hacéis y eliminar tareas que no aportan nada puede ahorrar bastante tiempo.
- Controlar bien el stock: si tienes lo justo y necesario, no te pillas los dedos ni tienes que esperar a reponer.
- Tener los procesos bien marcados: cuando cada persona sabe qué hacer y en qué momento, todo va más fluido.
- Formar al equipo: si todo el mundo sabe lo que hace, se evitan errores, repeticiones y pérdidas de tiempo.
No siempre se puede recortar mucho, pero incluso ahorrar unas horas en ciertos procesos ya se nota.
La tecnología como apoyo
Muchas empresas están reduciendo su lead time gracias a la tecnología. Algunas herramientas que ayudan son:
- Sistemas de gestión de almacén (WMS) para preparar pedidos más rápido y con menos errores.
- Programas de planificación (ERP) que centralizan la información y evitan tareas duplicadas.
- Plataformas de seguimiento en tiempo real para saber dónde está cada envío al momento.
Errores comunes al gestionar el lead time
Tener controlado el lead time es clave para que todo funcione bien en logística. Pero muchas veces se cometen errores que, aunque parecen pequeños, acaban provocando retrasos, costes extra y clientes descontentos.
No medir bien los tiempos
Uno de los fallos más típicos es calcular el lead time a ojo o sin datos reales. Si no sabes exactamente cuánto se tarda en cada parte del proceso, es muy difícil saber dónde se pierde el tiempo y cómo puedes mejorarlo.
Falta de coordinación entre equipos
El lead time no depende solo de una persona o de un solo departamento. Entran en juego compras, almacén, producción, transporte de mercancías… Si no hay buena comunicación entre todos, pueden surgir errores, tareas duplicadas o incluso olvidos.
Depender de un único proveedor
Si solo trabajas con un proveedor y te falla, todo tu lead time se retrasa. Es importante tener más de una opción para no quedarte bloqueado si algo sale mal.
No revisar los procesos de vez en cuando
Las cosas cambian: entran más pedidos, sube la demanda, hay menos personal… Lo que antes funcionaba puede que ahora no sirva. Revisar los procesos cada cierto tiempo ayuda a detectar cuellos de botella y a hacer ajustes antes de que sea tarde.
No pensar en el cliente final
A veces se intenta optimizar todo por dentro, pero se olvida lo principal: que el pedido llegue bien y a tiempo. Si el lead time total no cumple con lo que espera el cliente, poco importa haber ahorrado tiempo en almacén o transporte. Hay que mirar el proceso entero desde la perspectiva del cliente.
Beneficios de optimizar el lead time en tu empresa
Mejorar el lead time no solo sirve para que la logística vaya más rápida. También tiene un impacto positivo en muchos otros aspectos de la empresa: ahorras costes, organizas mejor el trabajo y, sobre todo, haces que el cliente quede más satisfecho.
Ahorras costes
Reducir el lead time te permite tener menos stock acumulado, lo que se traduce en menos gasto en espacio, menos riesgo de que el producto se quede obsoleto y menos dinero parado. Además, al ganar eficiencia, también se reducen otros costes, como los de transporte o personal.
El cliente queda más contento
Hoy en día, la rapidez es casi tan importante como el precio. Si el lead time es corto y se cumple, el cliente lo nota y lo valora. Eso se traduce en una mejor experiencia y más posibilidades de que vuelva a comprarte o te recomiende.
Planificas mucho mejor
Con un lead time claro y controlado, es más fácil organizar el trabajo: puedes prever cuándo pedir, cuánto producir y cuándo entregar. Eso ayuda a evitar prisas, errores y desajustes entre departamentos.
Ganas ventaja frente a la competencia
En muchos sectores, quien entrega antes gana. Si tienes un lead time más corto que el resto y lo cumples, ya tienes algo que te diferencia. Y eso, en un mercado tan competitivo, vale oro.
Tienes datos para decidir con cabeza
Cuando controlas bien tu lead time, puedes ver en qué parte del proceso estás perdiendo tiempo y tomar decisiones más acertadas: cambiar de proveedor, mejorar un proceso o reforzar un equipo, por ejemplo.
Lead time y logística 4.0: el futuro ya está aquí
El lead time no es algo nuevo, pero la forma de gestionarlo ha cambiado mucho con la llegada de la logística 4.0. Hoy, la tecnología ya no es solo una ayuda, es fundamental para reducir tiempos, automatizar procesos y tomar mejores decisiones.
Qué es la logística 4.0 y en qué mejora el lead time
La logística 4.0 es básicamente la logística de siempre, pero mejorada con tecnología: datos en tiempo real, automatización, inteligencia artificial, sensores… Todo eso permite tener más control sobre cada paso y, con ello, acortar el lead time de forma más eficaz.
Algunas cosas que ya se están viendo en muchas empresas:
- Almacenes automáticos que preparan pedidos mucho más rápido y sin errores.
- Sensores y dispositivos conectados (IoT) que te dicen en todo momento dónde está un pedido o en qué estado está.
- Programas que predicen la demanda y te ayudan a tener el stock justo, sin pasarte ni quedarte corto.
- Rutas de transporte optimizadas con ayuda de algoritmos que ahorran tiempo y combustible.
Un lead time más corto y más estable
Gracias a estas herramientas, no solo se reduce el lead time, sino que además se hace más fiable. Es decir, sabes mejor cuánto vas a tardar y puedes avisar al cliente con más seguridad. Y eso, en un mercado como el de ahora, es oro.
Renovarse o quedarse atrás
Hoy todo va muy rápido. Los clientes quieren plazos cortos y que se cumplan. Si no adaptas tu forma de trabajar y no mejoras tu lead time con ayuda de la tecnología, es fácil que te quedes atrás frente a otras empresas más ágiles.
Conclusión
En El Rapid, llevamos más de 60 años viendo que tener bien controlado el lead time puede cambiarlo todo. No se trata solo de entregar rápido, sino de hacer las cosas con orden, saber cuánto se tarda en cada paso y poder responder sin sorpresas.
Cuando mejoras el lead time, todo va mejor: reduces costes, planificas con más cabeza, das mejor servicio al cliente y te diferencias de la competencia. Pero para lograrlo hacen falta experiencia, herramientas adecuadas y un equipo que esté a la altura.
Como empresa de servicios logísticos, en El Rapid lo tenemos claro: ofrecemos un servicio completo y a medida, con tecnología puntera, flota y almacenes propios, y un equipo de confianza que se implica desde el minuto uno.
